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解決方案

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出口訂單管理系統

 

一、系統簡介

目前眾多的國產汽車生產企業在出口汽車時,都是通過手工來維護外商的訂單,到內部生產時更是口頭溝通,導致合同檔案管理不完善,訂單數據經常因為沒有文件存檔而出現錯誤,更是導致重復工作多工作量大、各部門業務流轉不連貫、審批周期長、手工處理容易造成數據偏差、歷史數據不容易統計分析、責任不清晰等諸多管理問題。

系統將在管理上提高企業管理的規范化程度,使各部門之間充分協作、步調一致;業務上規范訂單、合同流程,提高工作效率,減少人為誤差;數據上統計整理歷史數據,為優化管理、降低運營成本提供數據依據。

 

二、系統功能

系統提供了訂單管理、合同管理、外匯管理、生產入庫跟蹤、物流發運、國內清關手續、結匯單據管理、統計及可視化跟蹤業務模塊和系統管理等輔助模塊。本方案使汽車廠家對出口訂單的管理系統化、規范化;可實現銷售部門對出口車訂單的生產及發運的全過程跟蹤;通過數據交換子系統實現與SAP等ERP軟件的數據交換,以達到生產部門對車輛生產的全過程管理;建立統一的汽車出口管理平臺,實現車輛出口的可持續發展。

系統應用架構圖:


系統主要包含以下功能模塊:

1.訂單管理

業務人員根據海外經銷商的采購意向填報訂單,提交技術、價格及物流進行審批,審批通過后可生成合同。

2.合同管理

根據審批通過的訂單生成合同,填寫完相關信息后,可根據貿易方式、付款方式自動生成Word版的電子合同。合同簽署后需上傳雙方已簽字的合同掃描件,上傳掃描件后合同信息將不允許修改。

當合同固定條款需要變更時,業務員需填寫固定條款變更申請(對原模板的變更情況),填寫原合同模版規定條款及申請變更后合同條款,并提交審批;審批通過后單證處制作新的合同模板。

3.收匯管理

對于電匯款項,在接到銀行的到款通知后,外匯專員錄入到系統中,系統會同時給相關人員發送系統通知及郵件,業務人員對款項類型進行回復,然后外匯專員反饋給銀行;然后,外匯專員錄入銀行入賬后發送正式的水單,由業務員將款項認領到合同。

 對于信用證,需要進行審證流程,如果不通過則需要聯系海外客戶改證,或者在企業內部進行讓步申請。

4.生產入庫跟蹤

當預付款或信用證到證后,業務員填寫定制車申請信息,申請排產。需要相關業務處長,收匯專員,單證處長及物流部長審批通過。

定制車申請通過后分為CBU和KD排產兩類,CBU排產申請由訂單處填寫詳細訂單信息,經業務員確認后,導入到SAP中,或導出到word文檔;KD排產由物流處根據BOM表生成發貨清單。

發貨清單在確認鎖定前隨BOM的修改也跟著修改,鎖定后不隨BOM更改。一個清單中可以包含多個BOM,輸入車輛數量后,相同的零件要合并成一項,并顯示零件總數。

訂單下發后,由訂單員從SAP和CRM系統查詢生產進度,產品合格證,入庫信息等生產信息錄入本系統中。

提供訂單車在線及成品車庫存統計,對長期庫存車進行統計分析。如入庫半年以上尚未發運的車輛統計等功能。并對超過一定時期的庫存車預警。

5.物流發運

根據合同及其他信息制定發運計劃,錄入船期,并根據實際發運情況錄入實際發運,集港,裝船等相關信息,發送發運通告給相關部門。

發運前由物流處填寫發運前驗收相關信息,通知驗收部門進行發運前驗收。

驗收部門在檢驗后提交驗收記錄,如特殊情況未經檢驗仍要發運的話,需要填寫讓步發運審批信息,審批通過后,才可以發運。審批通過后或讓步發運審批后由物流處安排發運,填寫實際發運日期,實際集港日期及裝船日期。并發送發運計劃給相關人員。

由物流處記錄港口檢驗信息,并記錄相關問題。

6.單證制作

根據合同及相關外匯信息,進行國內清關手續和結匯單據的制作。

系統可自動生成相應格式的電子單據文件。

7.統計及可視化跟蹤

可按照靈活條件進行相關業務數據的查詢,以及對銷量、合同等信息進行統計分析及可視化跟蹤。

8.系統管理

靈活的多級菜單設置、多級的身份驗證和合理密碼規則,使得本系統更加方便易用、更加安全。

全方位的信息發布權限設置,杜絕錯誤信息的發布,保證了服務的嚴肅和準確性。

三、商業價值

完整而領先的汽車公司出口訂單解決方案,有效地提高了汽車公司國際貿易業務的工作效率、節省了成本,更為客戶提供了卓越、有效的服務,為國際貿易業務的進一步拓展提供了支持,更為國產汽車行業在世界市場上的發展打下了堅實的信息基礎。


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